Kajian KOMUNIKASI dalam ORGANISASI
A. Dasar Pemikiran
Komunikasi
ada di mana-mana, di rumah, dikampus, di Mesjid, di Kantor dan
sebagainya.Komunikasi menyentuh segala aspek kehidupan kita. Sebuah
penelitian (Applboum, 1974 : 63) menyebutkan bahwa tiga perempat (70%)
waktu bangun kita digunakan untuk berkomunikasi – membaca, menulis dan
mendengar an (We spend an estimated three-fourths of our waking hours
in some form of communications-reading, writing, speaking and
listening) Komunikasi menentukan kualitas hidup kita.
Komunikasi
memiliki hubungan yang erat sekali dengan kepemimpinan, bahkan dapat
dikatakan bahwa tiada kepemimpinan tanpa komunikasi. Apalagi syarat
seorang pemimpin selain ia harus berilmu, berwawasan kedepan, ikhlas,
tekun, berani, jujur, sehat jasmani dan rohani, ia juga harus memiliki
kemampuan berkomunikasi, sehingga Rogers (1969:180) mengatakan “Leadership is Communication. Kemampuan berkomunikasi akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya. Setiap pemimpin (leader) memiliki pengikut (flower) guna
meralisir gagasannya dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah
pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya
dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain. Inilah hakekatnya
dari suatu manajemen dalam organisasi.
Manusia
di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang
lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.
Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia
terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan
masyarakat.Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk
kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup
kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara
kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau
komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan
adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik
cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu
organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang
meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan
suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk
memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk
kehidupan yang berkelanjutan.
Manajemen
adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan
dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
(Handoko, 2003: 8). Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni
untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manejer
mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk
melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai
tujuan tersebut (Stoner, 1996 : 7).
Manajemen
dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha
akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada
tiga alasan utama mengapa manajemen itu dibutuhkan.Pertama : Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi; kedua :2
Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan
kegiatan-kegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi,
seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen,
supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan
pemerintah. Ketiga :Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.
Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda.
Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.
Bila
sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik
organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi
perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi
tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang
tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan
sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi,
dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat
digolongkan ke dalam tiga kategori:
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi
ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan
informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga
dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Pada
prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah
faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha
menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti
komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
B. Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi
dalam organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan
pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada
kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang
serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).
Manajemen
sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal
komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak
ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui mana
fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
Proses
Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.
Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai
dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian
memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan
mereka.Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan
bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan
dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan
komunikasi dengan pihak lain.
Sebahagian
besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik
tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan
bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis
seperti pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.
C. Model Komunikasi dalam Organisasi
Model komunikasi yang paling sederhana adalah adanya pengirim, berita (pesan) dan penerima seperti gambar berikut ini :
Pengirim pesan penerima
Model
ini menunjukkan 3 unsur esensi komunikasi.Bila salah satu unsur hilang,
komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh seorang dapat
mengirimkan pesan, tetapi bila tidak ada yang menerima atau yang
mendengar, komunikasi tidak akan terjadi.
Model komunikasi yang terperinci, dengan unsur-unsur penting dalam suatu organisasi yaitu :
1. Sumber mempunyai gagasan, pemikiran atau kesan yang
2. diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan symbol-simbol, kemudian
3. disampaikan atau dikirimkan sebagai pesan kepada penerima
4. penerima menangkap symbol-simbol dan
5. diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan dan
6. mengirimkan berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim.
Sumber
(source) atau pengirim mengendalikan berbagai pesan yang dikirim,
susunan yang digunakan, dan saluran mana yang akan digunakan untuk
mengirim pesan tersebut.
Mengubah
pesan ke dalam berbagai bentuk simbo-simbol verbal atau nonverbal yang
mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan,
angka, berakan dsb.
Langkah
pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu
gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
Langkah
kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber
menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda
atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan
diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message
adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk
bahasa lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa
isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.
Langkah
ketiga sumber mengirimkan pesan melalui berbagai saluran komunikasi
silan. Manfaat komunikasi lisan, antar pribadi adalah kesempatan untuk
berinteraksi antara sumber dan penerima, memungkinkan komunikasi
nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dll) disampaikannya pesan
secara tepat, dan memungkinkan umpan bali diproleh. Sedangkan komunikasi
terulis dapat disampaikan melalui media seperti :memo, 4 surat,
laporan, catatan, bulletin, surat kabar dsb. Komunikasi tulisan
mempunyai kelebihan dalam penyediaan laporan atau dokumen untuk
kepenting masa mendatang.
Langkah
keempat adalah penerimaan pesan oleh pihak penerima. Pada umumnya
penerima menerima pesan melalu panca indera mereka..banyak pesan penting
yang tidak diterima oleh seseorang karena mereka tidak menerima pesan
karena kesalahan dalam mememilih media yang tepat.
Langkah
kelima adalah decoding.Hal ini menyangkut memahami symbol-simbol yang
dipergunakan oleh pengirim (sumber).Ini amat dipengaruhi oleh latar
belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga dan gangguan
disekitarnya. Dalam komunikasi dua arah antara pimpinan dan stafnya
(atasan dan bawahan) kemampuan pimpinan dalam berkomunikasi menjadi
factor penentu berhasil tidaknya orang lain memahami ide, gagasan yang
ia sampaikan.
Langkah
terakhir adalah umpan balik. Setelah pesan diterima dan diterjemahkan,
penerima memberikan respon, jadi komunikasi adalah proses yang
berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Inilah yang disebut bahwak
komunikasi yang efektif itu akan menimbulkan interaksi yang baik pula
dalam melaksanakan tujuan organisasi.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:
1. Model
komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator
memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan
tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat
monolog.
2. Model
komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama,
pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang
berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan
memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai
komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model
komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat
dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau
lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif.
Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi
merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu
hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang
ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
- Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan.
- Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Dengan
landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah
diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam
organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human
communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan
meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan
sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling
bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).
Sebagaimana
telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi
meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing
arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.
Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:
1. Downward communication
yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2. Upward communication,
yaitu
komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan
kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3. Horizontal communication,
yaitu
tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun
bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi
horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
D. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam
suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat
fungsi, yaitu:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya
dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam
suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan
informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial
dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi
regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
a. Atasan
atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk
memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi
kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority)
supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
1) Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
2) Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
3) Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
4) Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
b. Berkaitan
dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam
mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh
karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau
pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap
organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan
dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran
komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut
(newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa
istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
E. Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Gaya
komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada
kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi
ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan.
Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji
jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran
manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi
dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana
mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi,
bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan
bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas
tersebut.
Gaya
komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat
perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu
situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku
komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu
dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi
yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan
harapan dari penerima (receiver).
Gaya Komunikasi yang akan kita pelajari adalah sbb:
1. The Controlling style
Gaya
komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu
kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku,
pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya
komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka
tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan.
Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik,
kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk
kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak
khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha
menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi
pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan
yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’
gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan
kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication
ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan
bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun
demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang
bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau
tanggapan yang negatif pula.
2. The Equalitarian style
Aspek
penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The
equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus
penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat
dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam
gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka.
Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun
pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana
yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai
kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang
yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah
orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan
membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi
maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini
akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini
efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi
untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya
komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi
informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
3. The Structuring style
Gaya
komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara
tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus
dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk
mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan
organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam
organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University,
menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama
Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons
menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien
adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih
memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
4. The Dynamic style
Gaya
komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena
pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya
berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan
utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau
merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih
baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi
persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa
karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi
masalah yang kritis tersebut.
5. The Relinguishing style
Gaya
komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran,
pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi
perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi
perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan
dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau
sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas,
berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua
tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
6. The Withdrawal style
Akibat
yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak
komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai
gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa
persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang
tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”.
Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung
jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari
berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak
dipakai dalam konteks komunikasi organisasi.
Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication
merupakan gaya komunikasi yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi
lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara
strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan
dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat .
F. Hambatan-Hambatan Terhadap Komunikasi yang Efektif
1. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi.
Tingkat
khirarkhi bila suatu organisasi tumbh, dan strukturnya berkembang, akan
menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena pesan harus melalui
tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama
barulah pesan itu sampai.
Wewenang
Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan pada
jabatan tertentu akan membuat pesan tidak sampai ke seluruh bagian yang
ada dalam organisasi tersebut.
Spesialisasi
artinya adalah prinsip organisasi, tetapi juga menimbulkan
masalah-masalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja
saling berdekatan. Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah-istilah
dalam pekerjaan mereka masing dapat menghambat, dan membuat kesulitan
dalam memahami, sehingga akan timbul salah pengertian dan sebagainya.
2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Manejer
selalu menghadapi bahwa pesan yang disampaikan akan berubah dan
menyimpang dari maksud pertama. Manejer haruslah memperhatikan
hambatan-hambatan antar pribadi seperti : Persepsi selektif, status atau
kedudukan komunikator (Sumber), Keadaaan membela diri, Pendengaran
lemah, dan ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa.
Persepsi
selektif adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seorang
menseleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala pesan yang ia
terima. Persepsi seseorang akan dipengaruhi oleh pengalaman
masing-masing. Untuk itu diharapkan seorang manejer memahami sebanyak
mungkin tentang kerangka piker, keinginan, kebutuhan, motif, tujuan dan
tingkat kecerdasan seluruh karyawannya, agar komunikasi dalam organisasi
yang ia pimpin menjadi efektif.
Status
Komunikator artinya hambatan utama komunikasi adalah kecendrungan untuk
menilai terutama kredibilitas sumber. Kredibilitas didasarkan keahlian
seseorang dalam bidang yang ia komunikasikan dan tingkat kepercayaan
seseorang bahwa komunikator dapat dipercayai.
Keadaan
membela diri. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun penerima
pesan, menimbulkan hambatan dalam proses komunikasi.
Pendengaran lemah.Manejer harus belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini.
Ketidaktepatan
dalam penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang terjadi
dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa. Sebagai
contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa
berarti satu jam, satu hari atau satu minggu.Disamping itu bahasa
nonverbal yang tidak konsisten seperti nada suara, ekspresi wajah, dan
sebagainya dapat menghambat komunikasi.
G. Pedoman komunikasi yang baik
1. Teliti tujuan sebenarnya dalam setiap berkomunikasi
2. Pertimbangkan keadaan fisik dan fisikhis orang lain dalam berkomunikasi
3. Konsultasikan dengan berbagai pihak setiap proses manejemen mulai dari merencanakan sampai evaluasi.
4. Perhatikan tekanan nada dan eksperesi wajah sesuai dengan isi pesan yang disampaikan.
5. Perhatikan konsistensi dalam berkomunikasi
6. Jadilah pendengar yang baik dalam berkomunikasi.